Gmail’i Verimli Yönetmek

Ercüment Tombalak

Gmail’i Verimli Yönetmek

İş dünyasında iletişim kurduğumuz kişi ve işletme sayısı arttıkça bu iletişim ağının içerisinde kullandığımız mailler ile başa çıkmak zorlaşıyor.  Gmail’i verimli yönetmek, zaman kazandıran en önemli faktördür.

 

Gmail’i optimize etmek diğer mail servislerinden daha kolaydır. Mail arayüzü ile onlarca farklı konfigürasyon gerçekleştirebileceğimiz gibi Google Chrome’a tanımlayacağımız çeşitli eklentilerle de Mail verimini arttırabiliriz.

 

Gmail’i Verimli Yönetmek

Mail Zamanlamak

Sonra gönderilmek üzere hazırlanmış veya hazırlanacak mailler yığını altında eziliyorsanız yapmanız gereken bu mailleri geç olmadan zamanlayarak kaydetmek.

Gmail üzerinde mail yazdıktan sonra Gönder butonu yanındaki ok ikonuna tıklayarak gönderme zamanını planlayabilirsiniz.

Hızlı ve Hazır Yanıtlı Mailler

Özellikle teknik destek ve müşteri hizmetleri bölümünde çalışanlar için hayat kurtarıcı bir özellik olarak hazır yanıtlar, Gmail panelinden kolaylıkla hazırlanabilmektedir.

“Ayarlar –> Gelişmiş –> Şablonlar –> Etkinleştir” yolunu izleyerek çıkan sayfadan olası bir cevap formu doldurun. Ardından sağ alttan üç noktaya tıklayarak Şablonlar → Taslağı Şablon Olarak Kaydet yolunu izleyin.

 

Olası bir durumda hazırladığınız olası yanıtı kullanmanız gerektiğinde mail yazma ekranında Diğer Seçenekler →  Şablonlar →  Şablon Ekle yolunu izleyiniz.

 

Düzenli Klasör Yapısı

Karışık mail düzenini gelişmiş bir klasör sıralaması ve filtrelemesiyle önleyebilirsiniz.

Üç nokta →  Bunun gibi İletilere Filtre Uygula → Filtre Oluştur yolunu izleyiniz.

Daha Sonra İnceleyin

Her gelen maili o anda incelemek zorunda değilsiniz. Zamanınızı verimli kullanmak için maillerinizi öncelikli olarak düşünmeniz gerekmektedir. Daha sonra incelenmesi gereken mailleri hızlıca kaydedebilirsiniz.

Mail ekranından üç noktaya tıklayın → Görevlere ekle yolunu izleyiniz.

Mailleri Geri Alın

Yoğun mail gönderme mesailerinde zaman zaman yanlış bilgiler, kelime hataları veya yanlış kişiye gönderme sorunları yaşayabiliyoruz. Gmail üzerinden Göndermeyi Geri Al özelliğini aktif ederek gönderilen mailleri geri çekebiliriz.

Ayarlar → Genel →  Göndermeyi Geri Al bölmüne gelerek 30 saniyeyi seçebilirsiniz. Böylelikle gönderilen mailleri geri çekmek için 30 saniyeye sahip olursunuz.

Grup E-Postalarını Sessize Almak

İş arkadaşlarınızla kurduğunuz grup e-postaları sıkıcı bir hal alabiliyor. Gmail panelinizden üç noktaya tıklayarak →  Sessiz yolunu izleyebilirsiniz.

Hızlı ve Akıllı Yanıtlar

Yapay zeka hayatımızı her yönden şekillendiriyor. Gmail, önceki mail davranışlarımızdan hareketle gelen maillere akıllı yanıtlar hazırlıyor ve bizlere öneriyor.

Bu özelliği aktifleştirmek için Ayarlar →  Genel → Akıllı Yanıt  → Akıllı Yanıt’ı aç yolunu izleyebilirsiniz.

 

Gmail Verimliliğini Arttırmak İçin Google Chrome Eklentileri

 

Checker Plus

İş hayatının yorucu sürecinde 1 gmail hesabı ne yazık ki yetmemektedir. Kimilerinin onlarca farklı gmail hesabı varken bunlar arasında iletişim ve dengeyi sağlayabilmek de oldukça önemlidir.

Checker Plus, birden fazla mail hesabını tek bir sayfada toplayarak sesli bildirim ile de tüm acil mailleri görebilmemizi ve yönetebilmemizi sağlar.

 

Evernote

Uzun mail metinleri arasında hatırlamanız gereken noktalar muhakkak oluyordur. Evernote eklentisi ile mail içerikleriniz arasından kaydetmek istediklerinizi birkaç tıklama ile kaydedebilirsiniz.

 

Todoist

20 milyon kullanıcıya sahip Todoist eklentisi ile Gmail üzerinde yapılacaklar listesi oluşturabilir, mail ve çalışmalar arasından görevler yaratabilirsiniz.

 

 

MySignature

Dünya dijitalleştikçe iletişim de dijitalleşiyor. İmzalarımız ve kimliklerimiz artık kalemlerle değil klavyelerle belirleniyor. MySiganture eklentisi ile imzanızı her mail içeriğinize otomatik olarak ekletebilir ve böylelikle mailin resmiyetini, gerçekliğini teyitleyebilirsiniz.

İlişkili Yazılar